På Fiskarhedenvillan använder vi oss av en elektronisk hantering av fakturor. Antingen skickar du som leverantör in dom elektroniskt redan från start eller så scannar vi in dina pappersfakturor.
För att fakturan skall komma till rätt person är det viktigt att en korrekt referens anges, d v s den som beställde varorna/tjänsterna. Finns inte en korrekt referens kommer vi skicka tillbaks fakturan. Ett lämpligt sätt att ange detta är:
Er referens: Mats Carlsson
Fakturor gällande objektsleveranser
Många av fakturorna som kommer till oss gäller ett visst objekt (hus) och då vill vi att objektets nummer tydligt anges på fakturan. För att inscanningen skall fungera är det viktigt att det anges exakt rätt och det korrekta sättet är enligt nedan:
OBJ:1234
"OBJ:" är det begrepp scannern kommer leta efter och de efterföljande tecknen är objektsnumret som skall läsas in.
I våra beställningsunderlag kommer vi arbeta för att tydliggöra exakt vilken referens som skall gälla och då är det enkelt för er att kopiera denna till er faktura. Där kommer vi även lägga in mer information som gör det möjligt för oss att bokföra kostnaden rätt. Ett extremt exempel på detta kan vara:
OBJ:1234;123;Nilsson & Svensson;T
Texten måste skrivas på en rad utan avbrott.
Bryter vi ner det här exemplet i sina beståndsdelar får vi fram följande:
OBJ:1234 - en referens till objektet utan inledande nolla som gör att fakturascanningssystemet kan söka efter ordet OBJ: och sen plocka de siffror som följer.
;123 - genom att skriva ett semikolon talar man om för fakturascanningen att "här slutar det" och även indikera att något nytt börjar. I det här fallet är det agentnumret som följer i referenstexten. Agentnumret är alltid tre siffror.
;Nilsson & Svensson - här har vi återigen skrivit ett semikolon för att på det viset tala om att "nu kommer något nytt". Sen skriver vi en text som i detta fall är kundens namn.
;T - behöver man kan man här ange extra information. I detta fall har vi angett ett T för tilläggsbeställning men det går lika bra att byta ut T mot R för reklamation.
OBS! En referens till den som beställde varorna måste alltid anges. Exempel:
Er referens: Mats Carlsson
Faktureringsadress
Vår nya faktureringsadress är:
Fiskarhedenvillan AB
FE 201
832 80 Frösön